Projektipäällikön kuudes aisti

Harvard Business Reviewssä oli jokin vuosi sitten tämä hieno artikkeli (http://harvardbusinessonline.hbsp.harvard.edu/b01/en/common/viewFileNavBean.jhtml?_requestid=35109) omiin vaistoihin ja aavistuksiin luottamisesta. Jokainenhan tietää että hienoja päätöksentekopuita ja priorisointimatriiseja on olemassa mutta oikeasti ne päätökset tehdään usein takapuolituntumalla – niin esimiestyössä kuin projektijohtamisessa. Toisaalta jotkut meistä tuntevat huonoa omaatuntoa siitä ettei asioita tule sen enempää analysoitua tai palloteltua kollegoiden kanssa.

Kuten niin monessa muussakaan asiassa, tässäkään oikea vastaus ei ole joko-tai vaan sekä-että. Päätöksenteon apuvälineet ovat tärkeitä esimiehen tai projektipäällikön apuvälineitä, mutta siinä vaiheessa on hyvä herätä, jos oma intuitio puhuu vahvasti jonkin analyysityökalun antamaa tulosta vastaan. Oma intuitio ja "gut feeling" nimittäin on kaikkein herkin päätöksentekotyökalu.

Ihmisen alitajunta vastaanottaa, lajittelee ja prosessoi joka vuorovaikutustilanteessa valtavan määrän informaatiota. Alitajuinen reaktiomme kielteisesti värittyneisiin viesteihin (aggressiot, epävarmuus, hätä) on yleensä välitön ja erittäin voimakas. Mainosalan ammattilaiset ovat väittäneet minulle, että tiedostamaton reaktiomme visuaalisiin ärsykkeisiin on jopa 4000 kertaa niin nopea kuin tietoisen mielemme reaktio.

Ihmisen psyykeen on rakennettu kuitenkin voimakas filtteröintimekanismi, sillä tietoinen järkemme ei pysty sekoamatta käsittelemään kuin murto-osan alitajuisesti vastaanottamastamme informaatiosta. Pahimmillaan siis jostain asiasta on epämääräisen epämiellyttävä olo mutta reaktiota on vaikea järkeistää - I've got a funny feeling but cannot quite put my finger on it, britti sanoisi.

Jos epäilet, teeppä ajatuskoe - oletko koskaan projektin mentyä synkkään metsään ruoskinut itseäni ajatuksella "olisi pitänyt arvata..., miksen huomannut tätä heti...". Todennäköisesti huomasitkin - tai alitajuntasi huomasi mutta jätit reagoimatta tuntemuksiisi.

Alitajuntamme prosessoimassa informaatiossa on luonnollisesti myös valtava määrä disinformaatiota ja tulkintaa joka kertoo enemmän meistä itsestämme kuin projektin tilanteesta. En suosittele kenellekään arviointikyvyn ja asioiden analysoinnin heittämistä romukoppaan. Joskus asiat eivät ole miltä ne näyttävät ja joskus ihmisistä tai tilanteista syntyy väärä kuva. Jokaisella on joskus huonoja päiviä.

Omille tuntemuksille kannattaa kuitenkin herkistyä erityisesti jos 1) muillakin projektiryhmässä on tuo hassu tunne vatsanpohjassa tai 2) jos tunne tietyn henkilön tai asian tiimoilta toistuu jatkuvasti.

Myy, projektipäällikkö!

Olen kiertänyt lamapuheiden kyllästämänä alkuvuonna 2009 aktiivisesti asiakkaissa ja kysellyt miten myynti tällä hetkellä rokkaa. Yritykset tuntuvat jakaantuvan kahteen karkeasti samansuuruiseen ryhmään. Toinen puoli on täysin lamaantunut ja odottaa kuin kauris lähestyvän auton valokeilassa myynnin väistämätöntä sakkaamista. Kun kohta ei ole rahaa, nyt ei saa käyttää yhtään rahaa vaikka investointi toisi takaisin miten paljon rahaa. Pitää säästää, pitää säästää - vähäinenkin kehittäminen on lopetettu.

Toiset taas virittävät olemassa olevaa myyntiorganisaatiota uskomattomaan kuntoon ja kaapivat laarin pohjilta vimmatusti lisää myyntiresursseja. Katse kääntyy tietenkin ensimmäisten joukossa projektipäällikköihin, jotka asiakastoimeksiantojen toteutusvaiheesta vastaavina ovatkin aivan keskeisessä asemassa lisämyynnin kannalta.

Tästä tullaan mielenkiintoiseen kipupisteeseen asiakasprojektipäällikön kehityspolulla. Suuri osa heistä on sosiaalistettu varomaan scope creepiä kuin ruttoa. Lisätyötarpeisiin ja muutoksiin ylipäätään pitää siis suhtautua vähintäänkin varovaisesti ettei projekti vain leviä käsiin kuin pullataikina liian pienestä tiinusta. Ja nyt pitäisi siis kuunnella asiakasta herkällä korvalla, utsia piileviä tarpeita fiksulla kysymystekniikalla, ehkä jopa argumentoida lisäpalveluiden puolesta asiakashyödyillä.

Projektin jämerästi hallinnassa pitäminen ja herkkyys lisämyynnille eivät, tietenkään, sulje toisiaan pois eivätkä ole keskenään ristiriidassa. Molemmat sopivat mainiosti vierekkäin projektipäällikön tehtävänkuvaukseen. Jonkinasteista yksilötason muutosta tai uudistumista projektipäällikön lisämyyntiroolin omaksuminen kuitenkin vaatii.

Elämää suurempi projekti

Jokaisen projektipäällikön pitäisi katsoa muutama hyvä "elämää suuremmasta missiosta" kertova elokuva. Yksi suosikeistani on klassikko Blues brothers, joka kuten tiedätte kertoo kahden ex-linnakundin pyrkimyksestä saada elämänsä reilaan kasaamalla uudestaan nuoruusvuosien bändi. Homma saa tuulta purjeisiin kun hemmot tulevat uskoon. Tämän jälkeen vastahakoisia ex-bändikavereita houkutellaan mukaan lentäväksi lauseeksi muodostuneella perustelulla "we are on a mission from god".

Minusta jokaiselle projektille tulisi löytää mieluummin liian suurisuuntainen kuin liian lattea perustelu. Ja olipa itse kiinnostunut uskonasioista tai ei niin kyllähän tuo slogan jollain lailla ylevämmältä tuntuu kuin "kato kun se nyt haluttiin tän kvartterin prosessikehitysroudmäppiin" tai "no siksi että mä saan tässä onnistumalla kivat bonarit" (ette usko mutta takavuosina muuan asiakkaani perusteli meikäkonsultille projektin aikataulun kiristämistä juuri näin).

Olen tätä blues brothers -vertausta käyttänyt useissa valmennuksissa ja aikoinaan eräs osallistuja meni niinkin pitkälle että veti ylleen mustan puvun, kävi Stokkalta ostamassa raybanit ja asiaankuuluvan hatun ja marssi ilmettynä Elwood Bluesina kick-offia vetämään. Oli kuulemma projektiryhmältä haavi loksahtanut auki! (Hienosti tehty Pekka, todistit periaatteen toimivuuden).