Projektiviestintää 4: välineiden valinta

Projektiviestinnässä tärkeä osansa on viestinnän sisällön ja sävyn lisäksi myös käytettävillä kanavilla. Keino- ja kanavavalinta saattaa kuulostaa tekniseltä ja triviaalilta - ja sen onkin luonnollisesti alisteinen viestinnän tavoitteille ja sisällölle; keinot projektin mukaan. Väärillä keinovalinnoilla saa kuitenkin romutettua muuten mallikkaan projektiviestinnän.

Pääsääntö on, että sähköiset välineet (intra, sähköposti) sopivat informointiin ja muuhun yleisviestintään. Joku vääräleuka on tässä puhunut FYI-viestinnän (For Your Information) ohella CYA-viestinnästä (Cover Your Ass). Spämmiviestejä laajoilla jakelulistoilla lähetetään siis monesti vain oman selustan turvaamiseksi ja ettei kukaan pääsisi syyttämään tiedon panttaamisesta.

Sähköpostin merkitys korostuu projektin alkuvaiheessa ja "vähemmän tärkeiden" sidosryhmien kohdalla. Projektin tärkeimmissä vaiheissa ja avainsidosryhmien sitouttamiseen (ja sitouttamiseen yleensäkin...) sähköposti ei riitä. Tällöin luonnollisesti korostuvat pienryhmätapaamiset ja projektipäällikön henkilökohtainen "myyntityö".

Kuulin kauan sitten esityksen erittäin haastavasta suuryrityksen extranet-kehityshankkeesta. Kaksi edeltävää hanketta oli kaatunut sidosryhmien ristiriitaisiin intresseihin ja muutosvastarintaan. Projekti toteutettiin menestyksekkäästi erittäin tiukassa aikataulussa ja se alitti budjetin. Menestyksen avain oli vahva ylimmän johdon omistajuus ja projektipäällikön uuttera “jalkatyö”; paljon viestintää, erityisesti ryhmätapaamisia ja henkilökohtaisia keskusteluja.

Kun valtaosa arkipäivän viestinnästä projekteissa tapahtuu sähköpostitse, voi puhelimen, puhepostin tai kasvokkaisten tapaamisten kautta myös erottua myönteisesti projektimassasta. Myös välineen valinta on näet viesti!

Projektiviestintää 3: Aktiivinen kuuntelu

Kuuntelemisesta johtajuuden keskeisenä elementtinä puhutaan kaiken aikaa ja kuuntelutaidoilla on keskeinen osa myös projektipäällikön osaamisalueiden joukossa.

Teorioita aktiivisesta kuuntelemisesta on paljon, Stephen Covey erottaa bestsellerissään Seven Habits of Highly Effective People peräti viisi kuuntelemisen tasoa.

Sivuuttaminen on vastapuolen avointa ja peittelemätöntä huomiotta jättämistä. Teeskennellysti kuunnellessaan henkilö ilmaisee nyökkäyksin, lyhyin vastauksin tai muuten kuulevansa, mutta ei ole aidosti kiinnostunut toisesta osapuolesta tai tämän viestistä. Valikoivasti kuunnellessamme valitsemme vastapuolemme viestinnästä aineksen, joka tukee ennakkokäsityksiämme hänestä tai projektista, ja sivuutamme paljolti tiedostamatta ennakkokäsityksiemme kanssa ristiriitaiset viestit.

Aktiivinen kuunteleminen viittaa paitsi sanojen sisällön, myös niiden ilmaisutavan, sävyn ja sanojen välistä ilmi tulevien piiloviestien tarkkailemiseen.

Lopulta, empaattisella kuuntelemisella Covey viittaa viestintätilanteen ja viestintäkumppanimme kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen. Kuunnellaksemme empaattisesti meidän on ymmärrettävä viestintäkumppanimme persoonana – ymmärrettävä hänen motiivinsa, tarkoitusperänsä, tavoitteensa, huolenaiheensa ja käsityksensä meidän roolistamme niiden suhteen. Vain näin kykenemme vetoamaan samanaikaisesti tiedonhaluun ja tunteisiin ja aikaansaamaan kestävän muutoksen.

Projektipäällikön kannalta tekijöiden sitoutuminen projektiin on kaikki kaikessa. Sitoutumista ei puolestaan synny, elleivät ihmiset koe tulevansa kuulluksi ja ymmärretyksi. Se ei toki vielä pelkästään riitä ihmisten sitouttamiseen aikaansaamiseen, mutta on kuitenkin välttämätön ennakkoehto eteenpäin pääsemiselle.

Minusta monella projektipäälliköllä on paljon oppimista aktiivisesta kuuntelusta. Tietotyöläinen näet sitoutuu projektiin ainoastaan hänen kanssaan käytävän älykkään keskustelun kautta.