Palaverikuolemaa

Luin äskettäin Patrick Lencionin bisnesromaanin Death by Meeting, joka nimensä mukaisesti ruotii ”palaverimaniaa”, joka riivaa niin kovin montaa organisaatiota.

Erityisesti minuun kolahti miten Lencioni vertasi toisiinsa kuvitteellisen yrityksen kuukausipalaveria ja täyspitkää elokuvaa. Molemmathan kestävät osapuilleen kaksi tuntia. Työpaikan palavereissa käsitellään osallistujien kannalta tärkeitä asioita – toisin kuin elokuvissa. Kokousten osallistujilla on mahdollisuus osallistua ja vieläpä vaikuttaa palaverin kulkuun – toisin kuin elokuvissa. Ja kuitenkin harva meistä väittää viihtyvänsä kokouksissa paremmin kuin hyvän elokuvan parissa.

Ongelmana on draaman puute. Palavereilta puuttuu usein rakenne, ”juoni” ja kohokohdat. Tavoitekin on usein hähmäinen. Lencioni kehoittaakin dramatisoimaan rohkeasti erityisesti kokouksen alkua osallistujien säväyttämiseksi.

Oman kokemukseni mukaan ongelma on usein se, että eri tyyppisiä kokouksia ei selkeästi eroteta toisistaan. Monesti päätetään vain ”istua yhdessä alas” ja ladataan agendalle kaikki asiat, jotka silloin odottavat käsittelyä.

Tuloksena on usein poukkoileva mammuttipalaveri, joka uuvuttaa ja jossa asioiden käsittely sittenkin jää kesken. Tyypillisesti tällainen yleispalaveri (tai Lencionin sanoin ”kokousmuhennos”) sisältää sekä päätöksentekoa vaativia asioita, vapaata ideointia ja jotkut asiat voivat olla puhtaasti ilmoitusasioita. Tällöin osallistujien on vaikea seurata miten kulloinkin pitäisi osallistua.

Kokouksia voi tehostaa monella tavalla, mutta yksi nopeimmista tavoista on varmasti erottaa eri tyyppiset asiat ja sitä kautta myös eri tyyppiset palaverit toisistaan. Siis ei kuukausittaisia maratonistuntoja vaan mieluummin useita lyhyempiä palavereita, juuri oikeaan aikaan ja juuri oikealla kokoonpanolla.