Projektiviestintää 2: väärinymmärrykset

Viestintä on aina huokoista ja altista vääristymille. Projekteissakin esiintyy monenlaisia viestintähaasteita. Projektitoiminta on kenties vielä alttiimpaa viestintäongelmille kuin muu työyhteisöjen toiminta. Projekti kun on tunnetusti ainutkertainen, aikapaineistettu ja riskeille altis otus. Tästä seuraa myös että jokainen projekti on viestintäsuhteiltaan ainutlaatuinen. Tieto pitää saada kulkemaan nopeasti tässä ainutkertaisessa sosiaalisessa rihmastossa, usein ihmisten kesken jotka eivät ole aiemmin edes tavanneet toisiaan.

Projektisalkun hallinnan tasolla haasteellista on useiden samanaikaisten viestien yhteensovittaminen. Seurasin aikoinaan toiminnan virtaviivaistamiseen ja asiakasläheisyyteen tähtäävää pörssiyhtiön muutosohjelmaa, jonka kanssa osui samaan aikaan yt-neuvottelut tietyissä yhtiön funktioissa. Leikkauksilla ei ollut mitään tekemistä muutosohjelman kanssa, mutta varsin monet liittivät mielikuvissaan nämä kaksi asiaa yhteen. Muutosohjelma sai valitettavasti saneeraushankkeen leiman, joka sitten istui tiukassa.

Varsin usein erityisesti muutosviestintä on myös sävyltään ja sisällöltään vääränlaista, ylätasolla liikkuvaa "johdon kieltä" tai konsulttilatinaa jota henkilöstö ei ymmärrä tai joka ainakin synnyttää tunnetasolla vastareaktion. Edelleen saatetaan käyttää väärää kanavaa tai aliarvioida toiston merkitys. Kokemukseni mukaan moni projektipäällikkö pelkää "tolkuttamista" tai asioiden "rautalangasta vääntämistä” liikaa. Paljon suurempi riski on, että viestintään jää mustia aukkoja; ei tavoiteta lainkaan suurta joukkoa työntekijöistä tai ainakaan asia ei siirry pitkäkestoiseen muistiin. Sitten ihmetellään että miksi ne eivät nyt toimi sovitulla tavalla, juurihan tämä niille kommunikoitiin.

Väärä ajoitus on myös hyvin yleistä. Jostain kumman syystä muutoshankkeen tietty vaihe pitää aina pakertaa valmiiksi kesälomiin tai vuoden loppuun mennessä. Sen jälkeen roiskaistaan communications kit intraan ja informoidaan siitä ihmisiä jouluaaton aattona mikäli voimat vielä riittävät sen kirjoittamiseen. Tällöin - hieman karrikoiden - puolet ihmisistä vilkaisee asian työpöydän siivoilun lomassa ja vuoden vaihteen jälkeen työmaalle palatessaan on autuaasti unohtanut kaiken. Se toinen puoli on jo lähtenyt lomanviettoon ja sivuuttaa viestin kamppaillessaan lomien jälkeisen sähköpostisuman ja muiden kasaantuneiden asioiden kanssa.

Paljon parempi tapa on rakentaa projektin tuloksista viestimiselle silta lomakauden yli niin, että asialle muodostuu luonteva jatkumo.