Ollaanpa
ihan rehellisiä. Harva meistä erityisesti rakastaa niiden kuponkien
täyttämistä. Tällä viittaan dokumentaatioon, jonka projektipäällikkö
tyypillisesti juoksee kasaan ja kiikuttaa ohjausryhmälle tai jollekin
sidosryhmälle – ja toivoo hartaasti että se myös luetaan.
Projektit
ovat huisin erilaisia siinä, millaista roolia dokumentit näyttelevät. Projekti,
josta ei ole kirjoitettu riviäkään ei mielestäni ole projekti ensinkään.
Pienissä, lyhytkestoisissa projekteissa, joissa ei tehdä merkittäviä ostoja
riittää usein projektiehdotus, toimeksianto tai tiivistetty
projektisuunnitelma. Oma mielipiteeni on, että myös loppuraportti pitää tehdä
jokaisesta projektista.
Suuret
asiakastoimitusprojektit perustuvat yleensä sopimukseen, jonka pohjalta
tarkennetaan suunnitelma sekä erilaiset alasuunnitelmat joita kertyy usein
toistakymmentä (riskikartoitus, viestintäsuunnitelma, laatusuunnitelma jne).
Etenemistä pitäisi seurata sormi jatkuvasti projektin pulssilla ja ennustaa
tulevaa parhaan tiedon mukaan.
Projektijohtaminen
on paljon muutakin kuin raportointia, eikä asiakirjapohjien taakse pääse pakoon
vastuuta. Projektipäällikön erottaa kuitenkin asiantuntijasta vastuu hahmottaa
projektin tilanne kokonaisuutena ja vetää siitä tarvittavat johtopäätökset.
Vaikka
standardimuotoinen dokumenttipohja kuulostaa asiana triviaalilta, on se
käytännössä usein välttämätön edellytys sille että ne asiakirjat syntyvät. Olen
nähnyt lukemattomia projektimalleja, joissa ennakkoehtynä tietyn virstanpylvään saavuttamiseksi on
vaikkapa ”feasibility study”. Ellei mallia ole olemassa,
ensimmäinen kysymys on yleensä ”no millaiselta se toteutettavuustutkimus sitten
näyttää”?
Asiakirjapohjat
ovat ikään kuin tarkistuslistoja, jotka pakottavat ajattelemaan ja
kirjoittamaan systemaattisesti. Dokumentteja miettiessä ei pyörää aina tarvitse
keksiä uudestaan. Googlaamalla löytyy nopeasti erilaisia
dokumenttikirjastoja ja esimerkiksi www.projectmanagement.com jakaa templateja ainakin kampanjaluonteisesti myös
ilmaiseksi.