Projektiviestintää 6: viestintä virtuaalisessa projektitiimissä

Eräiden tutkimustulosten mukaan viestin kokonaisuudesta vain 7 prosenttia on sanojen sisällössä itsessään, 38 prosenttia intonaatiossa ja muussa puheäänen piirteissä ja 55 prosenttia kehonkielessä tai ”oheisviestinnässä”. No, prosenttiluvut taatusti riippuvat ajasta, kulttuurista ja tilanteesta. Mutta aivan varmaa on myös se, että kirjallisesti voimme välittää vain pienen osan niistä sävyistä joiden haluaisimme menevän perille.

Tämä tietysti asettaa viestinnän maantieteellisesti hajautetussa projektitiimissä, virtuaalitiimissä, mielenkiintoiseen valoon.

Virtuaalisessa projektitiimissä ihmiset istuvat eri kaupungeissa, eri maissa tai jopa eri mantereilla (jolloin mukaan tulevat etäisyyden lisäksi kulttuurierojen ja aikavyöhykkeiden asettamat haasteet). Tällöin suuri osa viestinnästä tapahtuu väistämättä meilillä tai muuten sähköisesti, vaikkapa instant messaging –sovelluksilla.

Toki pidetään puhelinkonferenssejakin, mutta jokainen niihin osallistunut tietää miten kankeita telcot usein ovat ja miten suuri on kiusaus jättää jokin omaa mieltä kaihertava mutta vaikeasti ilmaistava seikka mainitsematta (jep, riskiworkshoppia tuskin kannattaa järjestää puhelimitse tai netmeetinginä).

Yleensä projektien tekemiselle virtuaalitiimeissä on liiketaloudelliset perusteet. Tarvitaan osaamista, jota on vain kourallisella ihmisiä, jotka nyt sattuvat sijaitsemaan eri puolilla maapalloa. Tai halutaan varmistaa vaikkapa uuden tietojärjestelmän yhdenmukainen käyttöönotto kaikissa tuotantolaitoksissa eri puolilla maailmaa.

Kun projektilla haetaan taloudellisia hyötyjä, täytyy projektipalavereihin matkustamisesta aiheutuvat suorat ja epäsuorat kustannukset asettaa toiseen vaakakuppiin. Joskus matkustamiselle tulee ylimmältä johdolta totaalinen ei.

Olen kuitenkin sitä mieltä, että sähköinen viestintä ei milloinkaan voi korvata kasvokkaisen tapaamisen arvoa. Erityisen tärkeää tapaaminen kasvokkain on projektin käynnistymisvaiheessa – kun ihmiset nimetään, he orientoituvat projektiin ja tutustuvat toisiinsa, ja tiimi alkaa muotoutua.

Jokaisen projektitiimin pitäisikin mielestäni tavata fyysisesti vähintään kerran, esimerkiksi projektin kick-offissa.