Minulla oli syksyn aikana tilaisuus toteuttaa eräälle asiakkaalle kiehtova toimeksianto organisaation yhteisen projektimallin luomiseksi. On fakta, että yhteinen projektimalli säästää työtä, vähentää epätietoisuutta ja jouhevoittaa viestintää projekteissa. Se myös helpottaa johdon sitoutumisen saavuttamista projekteihin. Hyvin harva ihminen vastustaa lähtökohtaisesti yhteisen projektitoiminnan kielen luomista organisaatioon.
Varsin usein projektimalli valmistuttuaan kuitenkin herättää pelkoja byrokratian lisääntymisestä ja innovatiivisuuden kangistumisesta lomakeviidakkoon. Hyväksi tavaksi onkin osoittautunut mallin kehittäminen asteittain, ”julkaisuina” eli releaseina. Lähdetään pienestä liikkeelle ja täydennetään mallia sitä mukaa kuin käyttäjiltä tulee palautetta ja toiveita mallin täydentämiseksi.
Pyörää ei tässäkään yhteydessä kannata keksiä uudestaan. Varsin usein eri puolilta organisaatiota löytyy olemassa olevia, usein käyttökelpoisiakin projektimalleja. Ne täytyy vain ”virallistaa” ja saattaa koko yrityksen käytettäviksi.
Projektimalli ei myöskään ole patenttilääke kaiken työn johtamiseksi. Useimmissa organisaatioissa hoidetaan jatkuvaa toimintaa linjatyönä tai prosessityönä, projekteja projektiohjeen mukaan ja samalla sivussa ”irtotöitä”, nakkeja tai caseja ilman sen kummempaa ohjeistusta. Kertaluonteisen, vaikkapa kahden päivän työsuorituksen puristaminen projektiksi ei ole järkevää ja johtaa juuri oikeutettuun pelkoon liiasta byrokratiasta.
Oleellinen kysymys projektimallin laatimisessa on tasapainoilu yleisen, geneerisen mallin ja yksityiskohtaisen, vain tietynlaisiin projekteihin soveltuvan mallin välillä. Liian yleinen malli herättää kysymyksiä sen tuomasta lisäarvosta käytännön työhön. Liian pitkälle jalostettu malli puolestaan sopii usein tietyntyyppisiin projekteihin (esimerkiksi yrityksen strategisiin hankkeisiin), mutta muunlaiset projektit väistävät sitä. Tähänkään ei ole kaikissa tilanteissa pätevää patenttiratkaisua vaan organisaation tarpeet ja kulttuurin kypsyys projektimaiseen työskentelyyn määräävät sen kuinka korkealle rima asetetaan.
