Templates, bloody templates

Ollaanpa ihan rehellisiä. Harva meistä erityisesti rakastaa niiden kuponkien täyttämistä. Tällä viittaan dokumentaatioon, jonka projektipäällikkö tyypillisesti juoksee kasaan ja kiikuttaa ohjausryhmälle tai jollekin sidosryhmälle – ja toivoo hartaasti että se myös luetaan.

Projektit ovat huisin erilaisia siinä, millaista roolia dokumentit näyttelevät. Projekti, josta ei ole kirjoitettu riviäkään ei mielestäni ole projekti ensinkään. Pienissä, lyhytkestoisissa projekteissa, joissa ei tehdä merkittäviä ostoja riittää usein projektiehdotus, toimeksianto tai tiivistetty projektisuunnitelma. Oma mielipiteeni on, että myös loppuraportti pitää tehdä jokaisesta projektista.

Suuret asiakastoimitusprojektit perustuvat yleensä sopimukseen, jonka pohjalta tarkennetaan suunnitelma sekä erilaiset alasuunnitelmat joita kertyy usein toistakymmentä (riskikartoitus, viestintäsuunnitelma, laatusuunnitelma jne). Etenemistä pitäisi seurata sormi jatkuvasti projektin pulssilla ja ennustaa tulevaa parhaan tiedon mukaan.

Projektijohtaminen on paljon muutakin kuin raportointia, eikä asiakirjapohjien taakse pääse pakoon vastuuta. Projektipäällikön erottaa kuitenkin asiantuntijasta vastuu hahmottaa projektin tilanne kokonaisuutena ja vetää siitä tarvittavat johtopäätökset.

Vaikka standardimuotoinen dokumenttipohja kuulostaa asiana triviaalilta, on se käytännössä usein välttämätön edellytys sille että ne asiakirjat syntyvät. Olen nähnyt lukemattomia projektimalleja, joissa ennakkoehtynä tietyn virstanpylvään saavuttamiseksi on vaikkapa ”feasibility study”. Ellei mallia ole olemassa, ensimmäinen kysymys on yleensä ”no millaiselta se toteutettavuustutkimus sitten näyttää”?

Asiakirjapohjat ovat ikään kuin tarkistuslistoja, jotka pakottavat ajattelemaan ja kirjoittamaan systemaattisesti. Dokumentteja miettiessä ei pyörää aina tarvitse keksiä uudestaan. Googlaamalla löytyy nopeasti erilaisia dokumenttikirjastoja ja esimerkiksi www.projectmanagement.com jakaa templateja ainakin kampanjaluonteisesti myös ilmaiseksi.