Digitalisaation neljä aaltoa ja mihin ne huuhtoivat projektitiimit

Se on nyt kaikkien huulilla. Iso D. Älkää yrittäkö, teidänkin yrityksessä vähintäänkin joku miettii mitä pitäisi tehdä kun maailma tuntuu olleen täynnä digitalisaatiopuhetta ainakin viimeiset 2-3 vuotta.

Alkuvuoden aikana olen lukenut muutaman white paperin, artikkelin ja kymmenittäin blogeista kummunneita keskusteluita digitalisaation eri muodoista ja miten ne pitäisi ottaa huomioon liiketoiminnassa, johtamisessa ja henkilöstökokemuksen luomisessa. Jossain vaiheessa minusta alkoi tuntua että tämäkin kokonaisuus voidaan pilkkoa osiin. Päätin lähestyä aihetta digitalisaation eri vaiheiden tai aikakausien kautta. Tämä on tietysti vain yksi tapa siivuttaa tätä ilmiötä mutta se tuntui minusta luontevimmalta. Teitä on varoitettu.

Tavallisiin valkokaulustyöyhteisöihin, projekti- ja muuhun tiimityöhön digitaaliset työkalut tulivat 1990-luvun lopulla ja 2000-luvun alussa. Niiden pääasiallinen tavoite oli ylittää ajan ja paikan asettamat esteet erityisesti hajautettuja, virtuaalitiimejä ajatellen. Perustettiin projektikohtaisia työtiloja ja keskustelualueita Sharepointiin tai muille alustoille. Markkinoille alkoi syntyä tänään melko kömpelön näköisiä työpöytäsovelluksia, joilla pystyi esimerkiksi luomaan, siirtelemään ja poistamaan erilaisia tehtäviä ja tuotoksia kuin fläppitaululla tai valkotaululla ikään. Usein näihin työkaluihin liitettiin pikaviestinominaisuuksia, jotka olivat käytännöllisempiä kuin suljetut sähköpostilistat ja näihin liittyvä liikenne. Virtuaalitiimien johtamisen ja niissä työskentelyn haasteet oli huomattu (ks esim (https://hbr.org/2014/12/getting-virtual-teams-right) mutta oli myös viitteitä siitä että oikein organisoituneina ne saattaisivat olla huomattavasti tehokkaampia kuin perinteiset tiimit joissa jäsenet istuivat fyysisesti samassa työtilassa.

Pikku hiljaa työvälineet kehittyivät. Käyttöliittymän objekteihin tuli uusia ominaisuuksia. Niitä saattoi lajitella ja järjestää yhä useammilla tavoilla. Taskeja voitiin osoittaa useammille ihmisille. Niitä voitiin linkittää toisiinsa eri attribuuttien mukaan – projekti, yritys, henkilö, asiakas. niin kuin relaatiotietokannassa ikään. Tämä ei enää onnistu fläppitaululla ja post-it lapuilla, eli työkalut toivat mukanaan mahdollisuuksia joita ennen niiden käyttöönottoa ei voitu soveltaa.

Sitten oli pitkään hiljaista. Ja 2010-luvulle tultaessa keskustelu räjähti uudestaan käsiin. Digitalisaatio tarkoittaa nyt monille aivan eri asioita kuin 15 vuotta sitten. Siinäkin on ainakin kaksi näkökulmaa, joita yritän nyt vajavaisen ymmärrykseni avulla avata.

Ensinnäkin prosessien ja muiden tehtävien automatisointi. Jenkkikirjailija Dan Pink puhuu kirjassaan algoritmisesta työstä ja hermeneuttisesta työstä. Olen itse ajatellut että edellinen on ikään kuin suorittavaa ja korkeintaan optimoivaa työtä. Jälkimmäisen olen ristinyt ymmärrystyöksi. Nimenomaan algoritminen työ uhkaa kadota tai vähintäänkin muuttaa työtehtäviä järisyttävästi. Luin McKinseyn raportin, jonka pääviesti oli että vähemmistö työpaikoista tulee katoamaan modernin robotisaation myötä, mutta se kyllä muuttaa enemmistöä työtehtävistä. Se poistaa osan niiden sisällöstä, joten tilalle tarttis keksiä uutta tai uhkana on että tehtävistä selviytyy huomattavasti nykyistä pienempi työntekijäjoukko. Sitä intialaista testaajaa ei enää tarvita konffaamaan toiminnanohjausjärjestelmää kun se voidaan tehdä automaattisesti. Assistentteja ei tarvita buukkaamaan tapaamisia, jos sen hoitaa itse Sirillä. Tänään luin talouslehdistä, että suuri pankki aikoo automatisoida useita tähän asti ihmisten hoitavia prosessinpätkiä, kuten lainanhakijan luottotietojen tarkistamisen. Projekteissakin – jos työkalut ovat saatavissa ja niitä käytetään oikein – suorittavan työn määrä vähenee.

Ja sitten on se varsinainen iso D eli big data. Ja painotuksen pitäisi tässä olla B:llä, sillä datan määrän kasvua on melko vaikea käsittää. Joidenkin mukaan on-line käytettävissä olevan tiedon määrä kaksinkertaistuu joka vuosi. Noo, olen lukenut paljon kuumottavampiakin lukuja. Esimerkiksi vuonna 2015 julkaistussa Forbesin artikkelissa kerrottiin, että kahden edellisen vuoden aikana dataa eli merkkimuotoista raakainformaatiota on syntynyt enemmän kuin ihmiskunnan siihenastisessa historiassa. Sylttytehtaita on ainakin kaksi: hakukoneet ja sosiaalinen media. Google-hakuja teemme 40.000 sekunnissa ja jokainen niistä luo uutta informaatiota. Jokainen Facebook-tykkäyksesi tai kommenttisi luo uutta informaatiota.

Algoritmit toki toimivat myös keinoälyn taustalla. Niistä vaan näyttää tulevan (ja ehkä on jo tullut) niin mutkikkaita ettei kukaan pysty niitä hallitsemaan. Jos ajatellaan projekteja, tekoäly siis kykenee tuottamaan esimerkiksi päätöksenteon tueksi tietoa jota emme itse osaa tuottaa.

Mikä on siis ymmärrystyön tulevaisuus? Koneoppimisella on vielä pitkä kehityksen polku edessään. Tekoäly ei käsittääkseni vielä pysty selittämään, miksi Audi on niin cool että siitä kannattaa maksaa puolitoistakertainen määrä verrattuna Skodaan, joka on kuitenkin rakennettu samalle alustalle. Se ei pysty selittämään, miksi amisviikset ovat punavuorelaisella hipsterillä hauskat mutta rautavaaralaisella peräkammarin pojalla nolot. Se ei tiedä miksi kallis mittatilauspuku on Björn Wahlroosin päällä pöyhkeä mutta Arman Alizadilla (siis silloin kun hän vielä käytti julkisuudessa hienoja pukuja) magee. Siis, mitä luovempaa ajattelua ja ymmärrystä työ on, sitä paremmin se näyttäisi olevan turvassa.

Lopulta, monet yritykset ovat heränneet tai alistuneet siihen tosiseikkaan että ihmiset joka tapauksessa elävät somessa ja muutenkin virtuaalisessa maailmassa. Esimerkiksi tietoa onnistuneista tai käynnissä olevista projekteista löytyy paljon Youtubesta. Mitään liikesalaisuuksia siellä ei julkaista, mutta muutoin se on otettu entistä enemmän myös sisäisen viestinnän kanavaksi.